支持し続けられる健康食品を目指して!栗山雄司 博士コンサル

長く生き残る商品を生み出すことにひたすら情熱を傾ける博士コンサルトのブログ。販売重視の健康食品OEM製造や原料供給を行っております。レスベラトロール、ジオスゲニン、プラセンタ、アミノ酸、プロテオグリカン&非変性Ⅱ型コラーゲンの商品開発が得意分野です。市場動向や注目原料などを紹介。健康メディア用コンテンツ提供、騙されない健康食品の選び方や格闘オヤジ日記、新宿ランチ紹介も。

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持論:販売の成功は商品開発の段階で8割決まる!です。
初めての方へも丁寧かつ細やかなサポートが我社の自慢です!弊社の8割以上のお客様は、 弊社独自の育成メソッドで健康食品の商品化未経験からスタートされています。同時に、クロスセルやアップセル向けと、販売戦略に一歩踏み込んだ提案も行っております。通販に限らず医療機関向けの商品開発も多くの実績があり得意です。

消費者を騙さない支持される健康食品業界であることを強く願って商品を作り続けています!
そのための情報提供というものを心がけ、人気サプリを斬る!騙されない健康食品のシリーズを書き続けています。

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ビジネスメール

好印象を与えるメール内容・文面って大事

今日は、業務の中で思ったことを、ずらずらっと、記事にしてみました。

弊社は、Webサイトからの問い合わせは、原則、メール返信から行う。
そうやってメールで仕事していて思うこと。
メールの内容や文面で、人格が出る。なので、気を付けなければならない。実際に話すと、理解してももらえるのかもしれないが、最初の印象ってとても大事です。

まぁ、好印象を与えるメール内容・文面の条件って、いろいろあると思います。

読みやすい
何らかの気遣いが感じられる
シンプルでも速いレス


長過ぎるメールは、読みにくい。
論点がまとまっていないと、もっと読みにくい。
ポイントを箇条書きにしてみたり、結論から述べるなどと、的確に伝えるため、いろいろと工夫する必要がありますよね。

飾り気がなく、形式的なメールは、します。
場合によっては、反感を買うこともあります。

そういったメールは、勝手に送り付けておいて、読んでるでしょ?的な一方通行のメールになりやすいですからね。

過去、上司に、ワードで作成した文章でFAXするにしても、汚い字でも一言だけ手書きのメッセージを付ければ、印象が変わると教えられました。
もう、完全デジタル化してしまって、手書きのメッセージを付けることもなくなりましたが、その分、気遣いがわかるような一言を足すようにしています。

私自身、レスを求め、すぐにレスが戻ってくると、嬉しい。
それがわずか数行のシンプルなレスであっても、問題ない。短くても十分に伝わる。
長い文面より、レスのタイミングの方が伝わることもあると思います。

ちなみに、チャットの良い部分は、タイムリーなレスができることだと思います。
でも、そのタイムリーさが面倒な時もある。
タイムリーなレスを求められても困る。仕事って、優先順位を付けながら仕事するので、チャットは、それを崩す要因にもなり得ます。

いずれにしても、好印象を与えるメールでコミュニケーションが取れると、トラブルが減ります。経験上、顧客とコミュニケーションが取れていない案件ほど、トラブルが多い。
それは、間違えない!

そもそも、気遣いがある対応だと、トラブルが減る。
トラブルが多い人は、根本的に気遣いがない人なんだろうなぁと思います。

メールに限らず、お願い事が放置されたり、居留守を使われる人は、対応を見直した方が良いです。トラブルも減るだろう。

ちなみに、もっと上があり、

人を動かせるメール内容・文面っていうのも存在します。

気遣いがあり、かつ、必要性が感じさせれる内容であること。
対応することによって生じるメリットも感じることができるだろう。
私も、ここを目指したい。

最後に、まとめちゃいますが・・・

メールの内容・文面って、気遣いを通して人格・性格が伝わる

もんなんだと思います。

例えば、お願いのメールだけ早い人は、自分のことしか考えていないんだろうなぁと思われるでしょうし、痒いところに手が届かない人は、鈍感な人だと思われるでしょう。

あと、こいつは裏で文句や愚痴ばかり言っているんだろうなぁ?と感じさせるようなメールもある。意外に、そこまで伝わっちゃう。

やっぱり、メールの内容や文面に気を使わなきゃ!

私も、気を付けないとなぁ。
皆さんも、気を付けてくださいね!

優しいビジネスメールの書き方と気遣い

本日は、1時間早く出勤して、普段できない場所を掃除し、メールをチェックしていて気が付いたことがありました。
ある先輩のメールのタイトルです。先輩らしい、気遣いのあるタイトルでした。
今回は、そのテクニックを含めて、優しいビジネスメールについて、コメントしてみたいと思います。

まず、NGなビジネスメールの例から。

・要点がまとまっていない長文
・なんでもCC
・内容と異なるタイトル


基本、ビジネスメールって、シンプルなほど好ましいと考えます。要点を箇条書きにするなど、少しでもシンプルにする努力は必要だと思います。
まぁ、クレームの時など、時には、長文が好ましいケースもありますが・・・。
敬語も、関係性ややり取りの回数に応じて崩していくのもテクニックかなぁとも思っています。
そもそも、メールの良さって、その手軽さと気軽さにあります。できるだけ、堅苦しくない方が良いと思います。特に、社内メールなどは、連絡ツールなので、口頭と同じで良いと思います。

近年、チャット(LINEを含むチャットワークなど)でのビジネスのやり取りが増えつつあるようです。私も、社内はもうチャットでも良いのかなぁと思うことがあります。
メールを補うツールとしても使えるんでしょうね。
でも、LINEなどと同じで、すぐ返信しなければならない切迫感は好きではないです。常にいろいろな返信に追われ、外出も多い私としては、外部とはチャットで仕事したくない。

CCの入れ方ですが、テクニックと言うか、気遣い次第だと思います。
きちんと理解しておかなければならないのは、たくさんCCを入れれば入れるるほど、目を通して盛られる率も下がるという点です。
必要ないなぁと思えば、極力入れないというのが私のスタイル。
私も(eFaxを導入しているのもあり)日々100件以上のメールを受けるので、特に、そう思うんだと思います。

最後に、タイトル。
何度も同じメールに返信を繰り返すと、タイトルとは全く異なる内容のメールになってきます。
良いタイミングを見計らって、内容にマッチしたタイトルに変えてあげましょう!

そして、ここからがテクニック。
同じタイトルで継続的にメールを送る場合、タイトルの頭に日付や返信回数を入れるのも一手です。先輩は日付を用いていました。

日付の例)
170511 ●●エキスの納入規格書について
170516 ●●エキスの納入規格書について

返信回数の例)
RE: ●●エキスの納入規格書について
RE2: ●●エキスの納入規格書について
RE3: ●●エキスの納入規格書について

RE: RE: RE: となると、タイトルも見えにくくなるので、RE3とまとめてあげるのも気遣いなのかもですね。

その他にも、優しいビジネスメールのテクニックとして、署名の使い分けやHTMLとテキストの使い分け、ストレージの活用、インライン返信など、いろいろあります。

ちなみに、インラインで返信するのは、全く失礼だとは思いません。その方が効率で、的確に伝えたいことが伝えれます。

大事なのは、気遣いだと思います。
より優しいビジネスメールを目指していきましょう。
私も、一日最低20通はメールし多い時には50通以上のメールを送信します。日々、より優しいメールを心がけてい来たいと思います。
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調査を行うには非常に便利です。


日本抗加齢医学会が監修した書籍です。必ずしも受理されている訳ではないですが、機能性表示の可能性ある素材がデータと共に紹介されています。
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プロフィール

博士(水産学) 44歳 富山県滑川市出身  (株)アンチエイジング・プロ COO 現 東京海洋大学卒 順天堂大学医学部 総合診療科 研究員

営業は天職、通販化粧品会社や広告代理店での所属経験がある異色のコンサルタント。

プロフィール詳細は、カテゴリ別アーカイブより。

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業界人ならびに健康食品関係の企業は携帯必須。東京都のマニュアル最新版。今回は、若干厚い・・・。


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いつになっても古びない通販のマニュアル本。通販始めるなら、まず読んでもらいたい。


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