本日は、1時間早く出勤して、普段できない場所を掃除し、メールをチェックしていて気が付いたことがありました。
ある先輩のメールのタイトルです。先輩らしい、気遣いのあるタイトルでした。
今回は、そのテクニックを含めて、優しいビジネスメールについて、コメントしてみたいと思います。

まず、NGなビジネスメールの例から。

・要点がまとまっていない長文
・なんでもCC
・内容と異なるタイトル


基本、ビジネスメールって、シンプルなほど好ましいと考えます。要点を箇条書きにするなど、少しでもシンプルにする努力は必要だと思います。
まぁ、クレームの時など、時には、長文が好ましいケースもありますが・・・。
敬語も、関係性ややり取りの回数に応じて崩していくのもテクニックかなぁとも思っています。
そもそも、メールの良さって、その手軽さと気軽さにあります。できるだけ、堅苦しくない方が良いと思います。特に、社内メールなどは、連絡ツールなので、口頭と同じで良いと思います。

近年、チャット(LINEを含むチャットワークなど)でのビジネスのやり取りが増えつつあるようです。私も、社内はもうチャットでも良いのかなぁと思うことがあります。
メールを補うツールとしても使えるんでしょうね。
でも、LINEなどと同じで、すぐ返信しなければならない切迫感は好きではないです。常にいろいろな返信に追われ、外出も多い私としては、外部とはチャットで仕事したくない。

CCの入れ方ですが、テクニックと言うか、気遣い次第だと思います。
きちんと理解しておかなければならないのは、たくさんCCを入れれば入れるるほど、目を通して盛られる率も下がるという点です。
必要ないなぁと思えば、極力入れないというのが私のスタイル。
私も(eFaxを導入しているのもあり)日々100件以上のメールを受けるので、特に、そう思うんだと思います。

最後に、タイトル。
何度も同じメールに返信を繰り返すと、タイトルとは全く異なる内容のメールになってきます。
良いタイミングを見計らって、内容にマッチしたタイトルに変えてあげましょう!

そして、ここからがテクニック。
同じタイトルで継続的にメールを送る場合、タイトルの頭に日付や返信回数を入れるのも一手です。先輩は日付を用いていました。

日付の例)
170511 ●●エキスの納入規格書について
170516 ●●エキスの納入規格書について

返信回数の例)
RE: ●●エキスの納入規格書について
RE2: ●●エキスの納入規格書について
RE3: ●●エキスの納入規格書について

RE: RE: RE: となると、タイトルも見えにくくなるので、RE3とまとめてあげるのも気遣いなのかもですね。

その他にも、優しいビジネスメールのテクニックとして、署名の使い分けやHTMLとテキストの使い分け、ストレージの活用、インライン返信など、いろいろあります。

ちなみに、インラインで返信するのは、全く失礼だとは思いません。その方が効率で、的確に伝えたいことが伝えれます。

大事なのは、気遣いだと思います。
より優しいビジネスメールを目指していきましょう。
私も、一日最低20通はメールし多い時には50通以上のメールを送信します。日々、より優しいメールを心がけてい来たいと思います。